Praxisbeispiel: Einblicke zur Umstellung auf das vollelektronische Abrechnungsverfahren

Marcus Schumacher und Eva Schulte erläutern im Gespräch, warum sich die Abrechnung via KIM über die Telematikinfrastruktur für ihre Einrichtung lohnt.

Die Diakoniestation Hesel-Jümme-Uplengen gGmbH ist einer der größten ambulanten Pflegedienste in Niedersachsen. Durch die Umstellung vieler Verwaltungsarbeiten von analog auf digital gewinnen sie vor allem eines: Zeit – so auch mit der vollelektronischen Abrechnung. Was bei dem Wechsel von Vorteil ist, womit man rechnen sollte und was sie sich im weiteren Verlauf der Digitalisierung in der Pflege wünschen, erklären unsere Gesprächspartner im Interview. 

Marcus Schumacher ist Geschäftsführer der Diakoniestation, die täglich auf rund 45 Touren einen großen Teil der Region pflegerisch versorgt. Eva Schulte ist Verantwortliche für Leistungsabrechnung/Forderungsmanagement und seit 2009 Teil des Teams. Sie kennt dadurch alle Bereiche des Pflegedienstes und würde künftig gerne komplett papierfrei abrechnen.

Herr Schumacher, Frau Schulte, wie war die Ausgangslage in Ihrer Einrichtung: Haben Sie schon vor der vollelektronischen Abrechnung bestimmte Arbeitsschritte digitalisiert? 

Marcus Schumacher: Für uns war klar: Wir setzen alles um, was geht – nicht, weil wir sagen wollten ‚wir sind digital‘, sondern weil es eine echte Arbeitserleichterung für uns ist. Schon 2008 haben wir mobile Endgeräte (erste Smartphones) eingeführt, und bereits seit drei Jahren werden Leistungsnachweise bei uns elektronisch unterschrieben. Spätestens seitdem sind unsere Mitarbeitenden alle mit mobilen Geräten ausgestattet. Vorgänge auf Papier wurden bei uns zunehmend seltener. 

Eva Schulte: Man könnte sagen, es wird immer mehr zum Ausnahmefall: Unsere Mitarbeitenden hatten vor Ort ihre Tablets dabei, dort konnten Patientinnen und Patienten digital unterzeichnen. Bereits im alten DTA-Verfahren wurden von 3.000 Leistungsnachweisen im Monat nur noch rund 50 auf Papier unterschrieben. Das war für uns eine sehr gute Entwicklung, auch weil wir gesehen haben: Die Akzeptanz ist vorhanden. Ein Wermutstropfen war: die elektronischen Leistungsnachweise mussten vollständig ausgedruckt werden, von der Einrichtung unterschrieben und anschließend postalisch zur Abrechnung eingereicht werden. 

Marcus Schumacher: Auch unsere Tourenplanung ist zum Beispiel inzwischen digitalisiert. Das gibt es bei uns alles auf Papier nicht mehr. Während der Corona-Pandemie waren wir bei vielen Vorgängen zur Umstellung gezwungen. Das war zwar zunächst ungewohnt, wurde aber akzeptiert und es funktioniert flüssig. 

Wie zufrieden sind Sie mit den digitalen Prozessen und der Arbeit mit der TI? 

Eva Schulte: Noch merken wir, dass nicht alle an die TI angebunden sind und so damit arbeiten, wie wir. Der richtige Mehrwert entfaltet sich ja erst, wenn möglichst viele die TI nutzen. Wir waren theoretisch schon 2022 „TI-ready“, also angebunden, viele Vorteile wurden erst danach Stück für Stück spürbar.

Marcus Schumacher: KIM ist bei uns beispielsweise seit letztem Jahr erst technisch verfügbar und wir sammeln Schritt für Schritt Erfahrungen damit. In der Kommunikation mit ärztlichen Praxen gibt es aktuell noch ein paar Herausforderungen, weil die Nachrichten dort teilweise versteckt in den Praxisverwaltungssystemen angezeigt werden. Dort, wo das besser funktioniert, klappt die Kommunikation z. B. beim Anfordern von Rezepten via KIM sehr gut. Allgemein kann man sagen: Das, was wir digital machen können, nutzen wir, weil es sich einfach im Alltag bewährt. Wir wären noch zufriedener, wenn wir noch digitaler arbeiten könnten. 

Wie kam es dazu, dass Sie sich für die Umstellung auf das vollelektronische Abrechnungsverfahren entschieden haben? 

Marcus Schumacher: Unser Softwarehersteller kam auf uns zu, weil er das Verfahren mit einem großen Pflegedienst ausprobieren wollte. Darum haben wir das parallel mit euregon und der AOK Niedersachsen durchgespielt, sodass wir alle Schritte durchtesten konnten. 

Eva Schulte: Mit der AOK Niedersachsen ließ sich beispielsweise gut testen, ob die Übermittlung der Abrechnungsunterlagen inklusive des Leistungsnachweises eines Kunden funktioniert hat. Wenn ja, konnten die Abrechnungen weiterer Kunden durchgeführt werden. Davon ausgehend kamen immer mehr Kassen hinzu, mit denen wir vollelektronisch abrechnen – die letzte erst kürzlich. 

Marcus Schumacher: Für uns war es auch sehr reizvoll, dass neben den Portogebühren die Zeit für das Kuvertieren und Versenden der Briefe mit den Abrechnungsunterlagen entfällt. 

Wie verlief die Umstellung bei Ihnen: gab es größere Probleme?

Marcus Schumacher: Wir haben das Glück, dass wir einen guten Draht zu unserem Softwarehersteller haben und auch beispielsweise bei Tests für Produktweiterentwicklungen mitmachen. So wurden wir während der Umstellung gut durch diesen Dschungel geführt, was die Hersteller wiederum natürlich nicht allen Einrichtungen anbieten können. Das wäre nicht zu schaffen. Wir sind außerdem sehr digitalaffin und setzen uns gerne mit neuen technischen Möglichkeiten auseinander. Auch, wenn das nicht immer einfach ist. Wer sich damit aber nicht auskennt und sich noch nicht viel mit der TI und Digitalisierungsthemen befasst hat, hat natürlich eine größere Aufgabe vor sich. 

Eva Schulte: Wir sind hier schon gut aufgestellt. Das kann man aber nicht allgemein voraussetzen. Man muss also schon rundum schauen, um sich bewusst zu machen, was im Alltag funktioniert und was noch nicht. 

Was waren bei der Umstellung die größten Hilfen, was die größten Hürden? 

Eva Schulte: Hilfreich war in jedem Fall die schon erwähnte Zusammenarbeit mit dem Softwarehersteller, aber auch mit der AOK Niedersachsen. Wir haben vorab keine detaillierte Analyse gemacht, mit welchen Partnern wir starten, sondern wussten: Wir beginnen dort, wo bereits ein guter Kontakt besteht und man sich in diesem Erprobungs- und Lernprozess gut absprechen kann. Bei diesen Kassen haben wir schrittweise direkt angefragt, ob die vollelektronische Abrechnung möglich ist. Wir haben bewusst nicht alle gleichzeitig kontaktiert, um etwaige auftauchende Fehler – wenn zum Beispiel die digitale Übermittlung von Dokumenten noch irgendwo hakte – abpuffern und beheben (lassen) zu können. Auf unsere Anfragen hin sendeten uns manche Kassen direkt eine KIM-Adresse, an die die Abrechnung gehen sollte, andere boten von sich aus Hilfe und eine Ansprechperson an, andere meldeten sich erst spät oder noch nicht. Auch daraus ergab sich für uns, mit wem wir das Verfahren zuerst umstellen. 

Marcus Schumacher: Aktuell ist es für uns noch eine Herausforderung, die Abrechnungen an die passenden KIM-Adressen der Pflegekassen bzw. deren Datenannahmestellen zu senden. Was dort früher vor Ort im Posteingang händisch zugeordnet wurde, muss nun im digitalen Prozess bereits von vornherein korrekt angelegt sein. Mitunter sind für die Abrechnung der unterschiedlichen Leistungsarten eigene KIM-Postfächer vorgesehen. Im TI-Verzeichnisdienst der gematik kann nur eine KIM-Adresse pro Pflegekasse gelistet werden. In diesen Fällen müssen wir die Angaben in unserem Primärsystem derzeit noch händisch nachpflegen.

Welches Fazit ziehen Sie für sich nach der Umstellung auf das vollelektronische Abrechnungsverfahren?

Marcus Schumacher: Das lässt sich kaum isoliert betrachten, weil wir insgesamt digitaler arbeiten und dadurch Entlastungen sehen. Aber speziell darauf bezogen kann man vielleicht vergleichen: Früher war eine Vollzeitkraft in der Verwaltung einen Monat mit der Abrechnung beschäftigt. Wir benötigten aktuell zwei bis drei Tage, um die Daten des Vormonats zu prüfen, dann werden für die Leistungsnachweise während der Pflegetouren die digitalen Patientenunterschriften eingeholt und es kann abgerechnet werden. Würden wir nur von Leistungen nach SGB XI und von einer rein digitalen Abrechnung ohne Ausnahmen sprechen, wären wir am 07. oder 08. eines Monats damit fertig. Allerdings wird alles im SGB-V-Bereich derzeit noch weiter papiergebunden abgerechnet. Wenn auch hier in 2027 die Umstellung zum vollelektronischen Verfahren kommt, wird sich der Zeitraum sicherlich weiter verringern.

Eva Schulte: Für uns bleibt dadurch mehr Zeit für andere Dinge. Drucken, Vorbereiten, Kuvertieren, zur Post bringen – da kam bei über 4.000 Rechnungen schon was zusammen: durch die Umstellung sparen wir uns pro Monat mindestens einen halben Tag Arbeit, den wir jetzt sinnvoll für andere Aufgaben nutzen können. 

Ihr Blick in die Zukunft: In einem nächsten Schritt sollen Beratungseinsätze in der Häuslichkeit und Leistungen der häuslichen Krankenpflege erprobt werden. Wie stehen Sie zur nächsten Ausbaustufe und welche Tipps geben Sie denjenigen mit, die sich dem Thema nun widmen wollen?

Eva Schulte: Wegen mir kann es weitergehen! Wichtig ist, dass bestimmte Prozesse ganzheitlich betrachtet werden. 

Marcus Schumacher: Außerdem sollten die Pflegeeinrichtungen bei allen Schritten direkt mit eingebunden werden. Diese wiederum sollten Kundinnen und Kunden und je nach Kontext deren Angehörige und Zugehörige frühzeitig informieren. So wissen alle, warum sich bestimmte Schritte ändern, oder warum es während der Umstellung zu Verzögerungen kommen kann. Und das kann durchaus vorkommen, denn nicht jede Veränderung wird völlig problem- und reibungslos ablaufen. Darum würden wir auch allen empfehlen, schrittweise umzustellen. Erst auf elektronische Leistungsnachweise mit der digitalen Unterschrift auf dem mobilen Endgerät, dann Stück für Stück auf die vollelektronische Abrechnung – und zwar mit dem Ziel, komplett digital abzurechnen. Zweigleisig zu fahren ist nur doppelter Aufwand für alle Beteiligten. Wir begrüßen es auch, wenn hierzu klare Regelungen und Fristen bestehen, denn das hilft. 

Eva Schulte: Was auch hilft: Es gibt ja bereits Erfahrungswerte durch erste Erprobungen. Davon profitieren die Pflegedienste, die jetzt mit der Umstellung anfangen. 

Marcus Schumacher: Wir können die Umstellung wirklich empfehlen. Es gibt aus unserer Sicht keinen Grund, es nicht zu tun.