Praxisbeispiel: Operative Einblicke zur Umstellung auf das vollelektronische Abrechnungsverfahren

Die Evangelische Sozialstation in Karlsruhe zählt zu einem der größten ambulanten Pflegedienste der Region: Von vier Standorten aus betreut das Team Menschen im Einzugsgebiet, sowohl im städtischen als auch im ländlichen Raum. Im vertiefenden Gespräch geben Geschäftsführer Kai Käßhöfer und Gesamtpflegedienstleitung Melanie Kirchgäßner detaillierte Einblicke in bisherige und neue Prozesse und liefern wertvolle Tipps, worauf bei einer Umstellung auf eine vollelektronische Abrechnung ganz praktisch geachtet werden sollte.

Herr Käßhöfer, wie würden Sie sich und Ihre Einrichtung in Sachen Digitalisierung einordnen und was sind aktuell wichtige Themen für Sie?

Kai Käßhöfer: Dadurch, dass wir an verschiedenen Standorten arbeiten, ist unsere Arbeit komplex. Wir sind bereits sehr digital aufgestellt und versuchen, so papierlos wie möglich zu sein. Dazu zählt, dass wir unsere Dokumente digital managen, etwa durch die Digitalisierung unseres Rechnungseingangs oder von Genehmigungsschreiben. Durch diese Workflows können wir bestimmte Vorgänge und Aufgaben direkt der jeweiligen Pflegedienstleitung am Standort zuordnen. Das hilft enorm, weil damit der Versand von Papieren per Hauspost wegfällt, der 2-3 Werktage dauern würde. Unsere Mitarbeitenden sind alle rein mit Smartphones unterwegs und dokumentieren digital, umfassendere Texte werden am PC bearbeitet.

Gerade die vollelektronische Abrechnung ist für mich ein Herzensthema: Anfangs war ich selbst für die Abrechnung zuständig und weiß, wie groß der Aufwand ist. Auch der digitale Austausch per Videokonferenz wird bei uns gelebt.

Wir sind sehr stolz auf unser Team, weil alle Lust haben, nachhaltig, schnell und effizient zu arbeiten. Nicht alles funktioniert dabei immer sofort perfekt, aber die Lust am „Knobeln“ an guten Lösungen ist da! Beispielsweise hat ein Teammitglied an einem Prompt gearbeitet, mit dem die KI bei der Erstellung der Strukturierten Informationssammlung (SIS) unterstützt.

Seit 2016 sind Sie Geschäftsführer und erwähnten bereits, dass Sie auch die Abrechnung verantwortet haben. Erfolgte das über DTA (Datenträgeraustausch) oder anfangs noch auf Papier?

Kai Käßhöfer: Wir haben damals schon teilweise mit denjenigen Kostenträgern via DTA abgerechnet, die das technisch umgesetzt haben. Wann immer sich aber die Möglichkeit zur Übermittlung der Abrechnungsdaten via DTA ergab, haben wir das gemacht. In diesem Abrechnungsprozess mussten wir trotzdem noch viel Papier durch die Gegend fahren. Beim DTA müssen die Leistungsnachweise ausgedruckt und von den Patienten im Original unterzeichnet werden. In manchen Fällen waren es bis zu vier Leistungsnachweise pro Person – und das bei rund 350 Klienten. Da kann man sich vorstellen, was an Aufwand anfällt.

Im November 2021 haben wir auf den elektronischen Leistungsnachweis umgestellt. Das bedeutet, dass wir die Unterschriften der Patienten nicht mehr auf ausgedruckten Leistungsnachweisen einholen mussten, sondern das nun digital machen konnten: Statt mit einem Stapel Ausdrucke fuhren unsere Teams mit dem Handy zu den Menschen, die einfach auf dem Bildschirm unterschrieben. Allerdings musste damals dieser digital vorliegende Leistungsnachweis dann wieder ausgedruckt und per Post verschickt werden. Das war also noch keine riesige Einsparung, aber ein erster Schritt und die Verbesserung war spürbar. Zuvor haben wir Dokumente je nach Leistungsnachweis in verschiedenen Farben gedruckt, um den Überblick zu behalten, oder beschädigte Zettel mussten erneut ausgedruckt werden – das fiel alles weg.

Kommen wir zum vollelektronischen Abrechnungsverfahren: Sie waren bereits digital gut aufgestellt – kam Ihr Softwarehersteller auf Sie zu, um das neue Verfahren der vollelektronischen Abrechnung über die TI zu erproben oder ging das von Ihnen aus?

Kai Käßhöfer: Die Initiative ging von uns aus. Wir waren einer der ersten Dienste, die den elektronischen Leistungsnachweis im Rahmen des DTA umgesetzt haben und wollten diese Richtung weiterverfolgen. Im Team war der Wille da, einen Schritt weiterzugehen. Zeitgleich war unsere bereits vorhandene Anbindung an die TI wirklich gewollt. Durch den damaligen Austausch mit unserem Softwarehersteller euregon zur Anbindung an die TI hatten wir die Möglichkeit zu sagen: Wir sind interessiert an weiteren TI-Funktionen. Im März 2025 wurden wir daraufhin gefragt, ob wir als einer der ersten Pflegedienste auf das vollelektronische Abrechnungsverfahren umstellen wollen. Wir haben sofort gesagt: Das machen wir. Das Ganze wurde als ein gemeinsames Projekt betrachtet, da noch Vieles getestet und erprobt werden musste.

Vielen Dank, Herr Käßhöfer, für Ihre Einordnung und die Einblicke. Frau Kirchgäßner, wie verlief die konkrete Umstellung für Sie?

Melanie Kirchgäßner: Die ersten Schritte waren gemacht und ich habe mich mit unserem Ansprechpartner des Softwareherstellers ausgetauscht, um zu wissen, was unsererseits zu tun ist. Das war im März 2025, somit hatten wir bis Ende Juni Zeit, alles vorzubereiten und den Test zu starten; Wir hatten alles im System vorbereitet, der erste Juli kam, wir drückten aufs Knöpfchen – und es ging erstmal nichts. Das hatte mehrere Gründe: Wir hatten zwar die Abstimmung mit dem Softwarehersteller und haben unsere Vorgänge vorbereitet, aber die Komplexität der zu beachtenden Schritte und der am Verfahren beteiligten Akteure hatten wir zu diesem Zeitpunkt schlicht nicht im Blick. 

Ausgehend von dieser Erfahrung haben wir uns dann dafür entschieden schrittweise vorzugehen. Im Oktober wurde der nächste Anlauf gewagt und wir haben angefangen zunächst nur einzelne Abrechnungsdaten mittels KIM an ausgewählte Pflegekassen zu übermitteln. Der Großteil unserer Abrechnung lief zu diesem Zeitpunkt noch mit dem DTA. Dadurch konnten wir sicherstellen, dass die Pflegebedürftigen nicht auf ihr Geld warten müssen. Denn es ist wichtig, dass unseren Kunden keine Nachteile durch diese Anpassungsprozesse entstehen. Im November 2025 hat dann, zu unserer Erleichterung, alles flüssig funktioniert und die vollelektronische Abrechnung konnte mit den meisten großen Pflegekassen erfolgreich abgewickelt werden. Nun ist es für uns ein laufender Prozess und wir stellen in 2026 unsere Abrechnung mit weiteren Kassen auf das neue Verfahren um.

Was nehmen Sie aus der Phase der Umstellung des Abrechnungsverfahrens für sich mit? 

Melanie Kirchgäßner: Das gegenseitige Verständnis ist bei diesem neuen Verfahren essenziell. So ist das bei Neuerungen: Sie bedeuten oft erst einmal mehr Aufwand. Da müssen wir durch.

Wie haben die Pflegebedürftigen auf die digitale Abrechnung reagiert - gab es große Skepsis?

Melanie Kirchgäßner: Leistungsnachweis und Abtretungserklärung, die für die Abrechnung essenziell sind, werden bei uns inzwischen digital umgesetzt und unterschrieben. Statt eines Rundschreibens haben wir auf Information durch unsere Mitarbeitenden gesetzt: Sie konnten das neue Verfahren dank des Vertrauensverhältnisses vor Ort gut erklären. Wer skeptisch war, konnte die Angaben auf dem Smartphone mit einem Ausdruck vergleichen. So konnten wir transparent zeigen: Es gibt keinen Grund zur Skepsis, weil sich inhaltlich nichts ändert.

Insgesamt wissen unsere Kunden, dass wir immer wieder Vorgänge digitalisieren und haben Verständnis für die Prozesse.

Gibt es noch weitere Erfahrungen aus dem Umstellungsprozess?

Melanie Kirchgäßner: Ja, und das ist klasse: Mit der TI haben wir jetzt eine Plausibilitätsprüfung in der Software. Die Versichertennummern werden genau zugeordnet und überprüft. Mit DTA gab und gibt es das nicht. euregon hat hierfür ein Tool, das mir anzeigt, wo etwas nicht stimmt. 

Nach Ihren bisherigen Erfahrungen: Was ist Ihr Zwischenfazit? Können Sie überhaupt schon Einsparungen feststellen?

Melanie Kirchgäßner: Wir haben definitiv Einsparpotenzial, und zwar in der Zeit. Rund 90 Prozent unserer Rechnungen können schnell bearbeitet werden, dafür brauchten wir früher rund sechs Stunden extra – Briefe eintüten, zur Post bringen, all das. Gerade für kleinere Dienste kann das schon eine Belastung sein. 

Vielen Dank für Ihren Einblick zu den Herausforderungen und Möglichkeiten! Wie geht es aus Ihrer Sicht nun weiter?

Melanie Kirchgäßner: Sobald der nächste Schritt möglich ist, muss ich nur wissen, wo ich den Haken setzen muss! Wichtig ist für mich: Ich habe die Rückendeckung der Geschäftsleitung, darum kann ich bei der Erprobung auch mal ins kalte Wasser springen. Das Digitale ist die Zukunft, und die wird kommen. Ich bin optimistisch, dass das gut wird. Künftig sollen ja auch die Abrechnungen der Leistungen nach SGB V über die TI übermittelbar sein, auch dann müssen wir wieder gemeinsam ausprobieren, miteinander kommunizieren und die notwendigen Informationen einholen. 

Haben Sie Tipps für andere Pflegedienste, die sich noch nicht an die Umstellung wagen?

Melanie Kirchgäßner: Ich würde schauen, was einen davon abhält:

• Wenn zum Beispiel die TI nicht funktioniert – das gibt es bei manchen Einrichtungen – dann müsste dieses Problem zuerst gelöst werden. 
• Besteht die Angst vor finanziellen Verzögerungen? Dann würde ich bei einer großen Kasse alle Informationen erfragen, wenn nötig anrufen, und eine Probeabrechnung veranlassen. Das geht! Wenn alles geklärt ist und richtig ankommt, kann man daran anschließen.
• Pflegebedürftige oder ihre Angehörigen sind kein Hindernis: Eine zügige Abrechnung ist auch in ihrem Interesse.
• Mitarbeitende bekommen die Umstellung in ihrem Alltag kaum mit – und wenn, dann positiv: Wenn das Verfahren einmal erklärt und die digitale Unterschrift etabliert ist, gibt es höchstens die Rückmeldung: „Diesen Monat waren Sie aber schnell!“

Ein weiterer Tipp: Flexibel bleiben. Fachkräftemangel und technische Probleme bedeuten, dass nicht immer überall alles sofort funktioniert. Und nichts ist nur schwarz-weiß.

Wir sehen jetzt, wie viele kleine technische Fehler wir in der Erprobung ausmerzen können. Dafür braucht man aber genau diese Phasen, bevor Verfahren verpflichtend werden. Wenn alle in der Pflege erst kurz vor knapp starten, sind auch die Hersteller überfordert, weil sie nicht alle begleiten können.

Wir ermutigen also dazu, Digitalisierungsvorhaben wie die vollelektronische Abrechnung frühzeitig anzugehen: Vorbereitung, Kommunikation, Erprobung – für all das sollte genug Zeit sein. Die Mehrwerte zeigen sich aber, und sie werden mehr, je mehr Einrichtungen im Gesundheitswesen an die TI angeschlossen sind. Und an dem Tag, an dem das Fax nicht mehr als Kommunikationsmittel zulässig ist, mache ich den Sekt auf.