Praxisbeispiel Evangelisches Johannesstift Altenhilfe

Frank Nimrich ist Projektleiter bei der Evangelischen Johannesstift Altenhilfe gGmbH. Hier im Interview berichtet er von den Praxiserfahrungen im Haus Pflege & Wohnen Anna Maria Gerhardt in Berlin mit KIM (Kommunikation im Medizinwesen).

Herr Nimrich, wie sah in Ihrer Einrichtung der Kommunikationsprozess vor der Einbindung in die Telematikinfrastruktur aus?

Frank Nimrich: Früher war das Faxgerät unser Hauptkommunikationsmittel für den Austausch mit ärztlichen Praxen. In unserer Pflegeeinrichtung stand ein zentrales Faxgerät im 3. Stock. Wenn Unterlagen eingingen, mussten diese in die entsprechenden Wohnbereiche transportiert, eingescannt und in der Papierakte abgeheftet sowie die relevanten Informationen zusätzlich noch händisch in unser Primärsystem übertragen werden. Handgeschriebene Faxe waren oft schwer lesbar, was die Arbeit erschwerte. Bei wichtigen Rückfragen haben Mitarbeitende dann oft viel Zeit in den Telefonwarteschlangen der ärztlichen Praxen verbracht.

Wie sind Sie bei der Einführung von KIM vorgegangen?

Anfänglich haben wir KIM in Verbindung mit unserem konzernweiten E-Mail-Programm genutzt, aber im Verlauf schnell festgestellt, dass der Medienbruch zwischen E-Mail-Programm und Primärsystem zu neuen Aufwänden führte. In der Folge konnten wir eine direkte Integration in unser Primärsystem erreichen, was in der täglichen Praxis deutlich mehr Vorteile bringt. Um die Kommunikation möglichst zielgenau zu adressieren, haben wir jeden Wohnbereich mit einer eigenen KIM-Adresse ausgestattet. Pflegefachkräfte und perspektivisch auch Pflegefachassistenzen haben einen Zugriff auf die Postfächer und können Nachrichten abrufen und versenden.

Wie sieht in Ihrer Einrichtung der digitale Kommunikationsprozess unter Einsatz von KIM aus?

Der Schwerpunkt liegt auf der Kommunikation mit ärztlichen Praxen, insbesondere bei der Vorbereitung von Visiten in der Pflegeeinrichtung. Wir übermitteln den Ärztinnen und Ärzten im Vorfeld beispielsweise Informationen zu Veränderungen des Allgemeinzustandes, Sturzereignissen, Pflegeberichten, Krankenhauseinweisungen und Rezeptanforderungen.

Pflegekräfte können die entsprechenden KIM-Nachrichten direkt aus der Pflegesoftware versenden und für regelhafte Kommunikationsanlässe auch Vorlagen anlegen. Die KIM-Adresse der ärztlichen Praxen ist bereits im System hinterlegt, im Zweifel kann man sie aus dem TI-Verzeichnisdienst, einer Art digitalen Adressbuch, abrufen.

Es lassen sich den Nachrichten auch leicht Anhänge wie Sturzprotokolle oder Medikamentenpläne beifügen. Der Kommunikationsverlauf ist in der jeweiligen Patientenakte nachvollziehbar. Das alles funktioniert mit nur wenigen Mausklicks.

Perspektivisch möchten wir auch noch mehr mit strukturierten Daten wie dem einheitlichen PIO-Überleitungsbogen arbeiten. Dies ermöglicht es, dass wir die Informationen dann direkt in unser Primärsystem übertragen können und beispielsweise Angaben zu Diagnosen oder Hilfsmitteln automatisch in den richtigen Feldern eingetragen werden.

Verändert der Einsatz von KIM die Kommunikation?

Ja, wir konnten deutliche Verbesserungen feststellen. Durch den digitalen Prozess sparen wir viel Zeit, weil die Abläufe einfach schneller gehen. Wege- und Wartezeiten wie früher beim Fax entfallen. In Bezug auf Nachhaltigkeit zeigen sich Einsparungen bei Büromaterial wie Papier, Toner und Porto. Außerdem können wir schneller auf Veränderungen reagieren, zum Beispiel im Zusammenhang mit der Medikation, was sich positiv auf die Qualität der Versorgung der Patientinnen und Patienten auswirkt. Auch beim Thema Datenschutz sind wir mit KIM auf der sicheren Seite.

Welche Hinweise und Praxistipps zum Einsatz von KIM können Sie anderen Einrichtungen geben?

1. Zunächst ist es ratsam, im Zusammenhang mit der Einbindung in die TI auch die Infrastruktur und Prozesse in der eigenen Einrichtung kritisch zu beleuchten.
2. Für eine erfolgreiche Umsetzung ist es hilfreich, eine klare Vision für die digitale Kommunikation mit KIM zu entwickeln, welche die Vorteile und Entlastungspotenziale verdeutlicht und den Beteiligten während der Projektumsetzung als Orientierung dient.
3. Entscheidend ist es, die Mitarbeitenden frühzeitig zu informieren und einzubinden. Wir haben gute Erfahrungen mit kurzen Veranstaltungen von maximal 20 Minuten gemacht, begleitet durch niedrigschwelliges Infomaterial. Auf diese Weise konnten wir anfängliche Sorgen und Zweifel der Mitarbeitenden bezüglich der Veränderungen schnell ausräumen.
4. Ein wesentlicher Punkt ist die Gewinnung von Kommunikationspartnern. Viele Praxen nutzen KIM zwar regelmäßig, es ist jedoch erforderlich, sie von Mehrwerten für den Einsatz für die Kommunikation mit Pflegeeinrichtungen zu überzeugen. Hier sollte man frühzeitig aktiv werden und individuell auf die Praxen zugehen sowie das Thema regelmäßig in Austauschrunden und Gremien einbringen.
5. Zu guter Letzt muss man berücksichtigen, dass die Einführung neuer Technologien und die Umstellung von Prozessen auch immer Herausforderungen und zwischenzeitliche Rückschläge mit sich bringen kann. Aber ein langer Atem lohnt sich. Die Mehrwerte für die Pflege überwiegen.