Praxisbeispiel pro civitate Seniorenresidenzen

Daniel Zschau, Assistent der Einrichtungsleitung pro civitate Seniorenresidenzen GmbH in Großenhain, spricht im Interview über die Entlastung seiner Mitarbeitenden durch KIM.

Die pro civitate Seniorenresidenzen GmbH in Großenhain nutzt „Kommunikation im Medizinwesen“ (KIM) unter anderem für die Medikamentenversorgung ihrer Bewohnerinnen und Bewohner. Der neue, digitale Weg entlaste seine Mitarbeitenden spürbar, sagt Daniel Zschau, Assistent der Einrichtungsleitung. Im Interview spricht er über die Zeit vor und nach KIM – und gibt Tipps, wie die Umstellung gelingt.

Herr Zschau, wie sah in Ihrer Einrichtung der Prozess rund um das Thema E-Rezept und Medikationspläne vor der Nutzung von KIM aus?

Daniel Zschau: Großenhain ist eine kleinere Stadt mit ländlicher Umgebung und Arztpraxen liegen zum Teil bis zu 20 km entfernt. Unsere Bewohnerinnen und Bewohner werden von mindestens zehn unterschiedlichen Hausarztpraxen versorgt. Unser Hausmeister, der auch Botendienste übernimmt, ist entsprechend oft und lange mit Fahrtätigkeiten beschäftigt. Er fährt mit dem Auto los und bringt die elektronischen Gesundheitskarten der Bewohnerinnen und Bewohner zu den Praxen, damit das E-Rezept ausgestellt und in der TI abgespeichert werden kann. Die elektronische Gesundheitskarte muss anschließend in die heimversorgende Apotheke gebracht werden, die im Nachbarort ihren Sitz hat.

Wenn uns als Einrichtung Änderungen der Medikationspläne vorliegen, dann senden wir diese meist per Fax an die Apotheke, was auch umständlich ist, da man unter anderem den Faxbericht in Papierform abwarten und anschließend ablegen muss. Nicht selten handelt es sich dabei um handschriftliche Informationen, die auf dem ankommenden Fax in der Apotheke nicht besonders gut lesbar sind. Das führt zu vermehrtem Rücksprachebedarf.

Wie sind Sie bei der Umstellung auf den Versand von E-Rezept-Token und Medikationsplänen via KIM vorgegangen?

Nachdem die Einbindung in die TI vollzogen und KIM installiert war, haben wir uns in der Einrichtung erst mal auf Leitungsebene damit vertraut gemacht und nur vereinzelt Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter in der Pflege miteinbezogen. Dann haben wir persönlich die Praxen aufgesucht und ihnen die Umstellung auf den elektronischen Versand vorgeschlagen. Da wir direkt mit den Medizinischen Fachangestellten in den Praxen gesprochen haben, konnten wir den neuen Prozess ganz konkret auf der Arbeitsebene vorstellen und das genaue Vorgehen zur Testung vereinbaren. Bisher haben wir so schon mehr als die Hälfte der Hausarztpraxen für diese Umstellung gewinnen können. Die heimversorgende Apotheke war auch direkt offen für die Umstellung auf den elektronischen Versand. Auch hier haben wir das persönliche Gespräch gesucht.

Wie läuft in Ihrer Einrichtung der digitale Prozess zum E-Rezept und Medikationsplänen mit KIM ab, nachdem dieser neue Weg mit der Arztpraxis vereinbart werden konnte?

Wenn Bewohnerinnen und Bewohner eine neue Verordnung von Arzneimitteln erhalten, nutzt die jeweilige Arztpraxis nach Möglichkeit eine Funktion im Praxisverwaltungssystem, welche aus dem E-Rezept einen Token generiert, der dann als PDF im Anhang einer KIM-Nachricht an unsere KIM-Adresse versendet werden kann. Auch neue oder geänderte Medikationspläne werden via KIM als PDF an uns versendet. Wir leiten den Token des E-Rezepts und Medikationspläne dann ebenfalls mithilfe von KIM an unsere heimversorgende Apotheke weiter, die auf dieser Basis die Verblisterung, also das individuelle Verpacken der Medikamente, vornehmen kann. Derzeit wird die KIM-Kommunikation bei uns noch von der Leitungsebene betreut, perspektivisch soll dieser Prozess dann in den Wohnbereichen etabliert werden. Dazu müssen die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter in der Pflege noch geschult werden.

Haben sich durch die Umstellung auf KIM-Nutzung beim E-Rezept-Token und bei Medikationsplänen Veränderungen ergeben?

Es entfallen mittlerweile schon sehr viele Botengänge, so dass der Hausmeister wieder mehr Zeit für seine eigentliche Arbeit hat. Sowohl uns als Einrichtung als auch der Apotheke liegen die relevanten Informationen zur Medikation schneller vor. Anpassungen und Korrekturen können in deutlich kürzerer Zeit vorgenommen werden. Letztlich hat sich durch diese Umstellung auch schon gezeigt, dass unsere Bewohnerinnen und Bewohner besser versorgt werden, da zügiger reagiert werden kann und wichtige Medikamente schneller vor Ort verfügbar sind.

Welche Hinweise und Praxistipps zur Umstellung auf den digitalen Prozess in der Kommunikation mit Arztpraxen und Apotheken können Sie anderen Einrichtungen geben?

Es ist hilfreich, den persönlichen Kontakt zu den Arztpraxen aufzusuchen und die Mehrwerte der digitalen Kommunikation konkret mit denjenigen zu besprechen, die es direkt betrifft, das heißt mit den Medizinischen Fachangestellten. Für sie ist das Erstellen und Versenden der E-Rezept-Token nur eine kleine Umstellung, die aber nicht mehr Zeit beansprucht, sofern das Praxisverwaltungssystem die relevanten Funktionen anbietet. Und sie können den Versand gut nebenher erledigen, wenn nicht gerade eine lange Schlange von Patientinnen und Patienten vor dem Tresen steht. Um das gegenseitige Vertrauen in die Technik herzustellen, ist die Verabredung zu Testläufen ein hilfreicher Weg. Natürlich muss man auch den eigenen Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern den Mehrwert des digitalen Prozesses gut vermitteln und das kann manchmal etwas Geduld erforderlich machen.